“Reunionitis”​: Veritat o llegenda urbana?

Arran l’entrevista que em van fer al País sobre el tema que avui ens ocupa, em vaig decidir a escriure aquest post i el primer que m’agradaria dir és que avui, tenim la seguretat d’afirmar categòricament que SÍ, existeix un excés de reunions.

Abans treballàvem a Sitges, a departaments estanc, de manera individual, en format “tasques” que figuraven la nostra descripció de lloc de treball, érem una baula més en la cadena d’un procés…

No obstant això, la transició cap a un món on els reptes als quals s’enfronten les organitzacions són cada vegada més complexos, requereixen d’intel·ligència col·lectiva, de col·laboració, de treball en xarxa, de models de treball participatius per poder innovar, de treballar per objectius, de transparència en el procés del qual formo part… És obvi que necessitem, més que mai, treballar junts i aquí és on possiblement, resideix part de l’error, tot i que hem de “estar” junts, ja sigui física o digitalment (al cap i a la fi, les reunions en línia no deixen de ser reunions).

Moltes d’aquestes coses poden fer-se sense necessitat de treure a les persones de la seva activitat perquè assisteixin a les reunions. Existeixen infinitat d’eines tecnològiques que permeten treballar junts mentre treballem.

La videotrucada ha eliminat alguns passos del procés de reunir-se, sense cap dubte l’ha convertit en un procés més eficient, però no ha estat capaç d’eliminar el “dolor” principal que suposa assistir a una reunió, que és deixar de fer el que s’estava fent per fer una altra cosa.

Avui dia, no es coneix a ningú capaç de fer més d’una sola cosa alhora, així que o estàs amb la teva activitat o estàs assistint a una reunió, però les dues coses alhora… Impossible!

Mai, mai en la història, ni homes ni dones hem estat capaces de fer dues coses alhora amb èxit. Ni tan sols Napoleó va poder conquistar Rússia i Espanya al mateix temps. Un estudi de l’Universitat d’Utah assegura que només el 2,5% de les persones són capaces de fer-ho. Són els supertaskers, però la majoria dels mortals no ho som, sobretot aquells que no som natius digitals, que no som pocs…

Cadascuna d’aquestes reunions suposa una interrupció en la nostra activitat i no vull saber, el dia que ens posem a mesurar, el nombre d’anys que perdrem al llarg de les nostres vides tractant de desconnectar i tornar a connectar amb les activitats que estem fent.

Crec que la clau està a parar-nos a pensar quin ús volem fer de les reunions: si són per informar, perquè cadascú aporti alguna cosa (coneixement, idees…), per crear una mica junts o simplement per socialitzar, que no és fútil en un món excessivament digital. El que vull dir amb això és que les reunions no són per a parlar i parlar sense tenir clar a priori on volem anar a parar, què volem aconseguir, amb què volem sortir de la reunió.

Això significa que, com altres tantes coses a la vida, cal preparar-les i facilitar-les perquè res ni ningú perdi els vertaders objectius buscats. Això té un avantatge col·lateral i és que quan alguna cosa et costa treball, moguts per l’eficiència, et penses dues vegades si és estrictament necessari fer-ho.

Així doncs, la meva recepta és:

Abans de fer una reunió pregunta’t: 1) Què vull aconseguir amb ella? 2) Tinc alternatives a la reunió? Si la resposta a aquesta última és NO, llavors fes-la, però prepara-la i aprèn a facilitar-la. Això és, acompanyar a l’equip per arribar allà on vols arribar i que hi arribin.