¿Sabes cuál es la diferencia entre proceso y proyecto?

Es la complejidad de los problemas a los que se enfrentan hoy las empresas lo que ha provocado que la innovación pase de ser terreno exclusivo de los departamentos de I+D a un elemento transversal que se esparce por toda la organización cuál mancha de aceite.

Ello ha llevado a las personas a tener que desarrollar proyectos. Hasta aquí todo normal si no fuera porque venimos de una era industrial donde el trabajo se basaba principalmente en procesos de los que esas mismas personas eran los eslabones. En ella, las job descriptions funcionaban cuál libro de instrucciones, así que periódicamente llevábamos a cabo una serie de actividades: unas diarias, otras semanales… Sin embargo, los tiempos han ido cambiando poco a poco, pasando de los procesos a los proyectos. Y aquí es donde vemos aparecer el primer escollo. 

Proyectos vs Procesos

A menudo, las personas confunden proyecto y proceso. Ya hace algún tiempo que persiste esta confusión, aunque en realidad ambos se parecen como un huevo a una castaña. Este post, entre otras cosas, trata de esclarecer cuáles son las diferencias entre ambos. 

En términos generales, un proceso es una secuencia de fases, con responsables y tiempos de ejecución, dispuesta con algún tipo de lógica que se enfoca en lograr un output específico. Los procesos pueden manejar una cantidad ilimitada de tareas y no tienen fecha de caducidad. 

Para que exista un proceso, precisamos de una demanda regular por parte de un cliente interno o externo, de un flujo definido, por él debe pasar “producto” de baja variabilidad y debe ser repetible.

Su objetivo es siempre la eficiencia. Se persigue que las tareas se realicen rápido y con la menor cantidad de recursos posible. Suena a “cadena de montaje”, ¿verdad? Pues así es como todos hemos venido trabajando hasta hace relativamente poco.

Mientras, un proyecto es un evento único que tiene una fecha de inicio y final y que involucra a un equipo de trabajo conformado por diversas personas que realizan diferentes actividades que no se repiten, a diferencia de lo que sucedería en un proceso.

A pesar de que la digitalización ha automatizado muchas de las tareas propias de los procesos, haciéndolos mucho más eficientes y productivos, aún quedan muchas por automatizar. Así pues, nos encontramos en plena transición de los procesos a los proyectos y, como todos sabemos, las etapas de transición siempre son difíciles porque debemos convivir con dos, incluso a veces más, maneras de hacer las cosas. 

Aprender a realizar proyectos

La cosa se complica si tenemos en cuenta además que a muchos nunca nadie nos enseñó antes a gestionar un proyecto. Son muchas las personas que piensan que llevar a cabo un proyecto va de reunirse todos los días. Así pues, gastamos todo nuestro preciado tiempo en reuniones, a menudo estériles, que no llevan a ningún sitio, sin que apenas nos quede espacio en las agendas para realizar las actividades que requiere el proyecto. Si a eso le añadimos que, a igual que la lista de tareas de un proceso, también debemos tener una lista de proyectos a desarrollar todos al mismo tiempo, la tormenta perfecta está servida, toda una combinación de circunstancias que agrava drásticamente la situación, resultando un problema de magnitud inusual para la empresa: times to market demasiado largos en una época donde ser el primero es más importante que ser el más grande, o en el peor de los casos, proyectos que nunca verán la luz, con la consecuente desmotivación que ello puede suponer para los equipos de trabajo.

La conclusión está clara: las organizaciones necesitan aprender a gestionar proyectos.Desde un punto de vista operacional, se hace imprescindible capacitar a las personas dotándolas de metodologías que les permitan tirar a delante los proyectos de forma eficaz y eficiente.

No una sola, sino dotarlas de diferentes metodologías, porque no todos los proyectos son iguales, no todos tienen la misma naturaleza o nivel de incertidumbre. Consecuentemente, esto nos lleva a la necesidad de dotar a las personas del criterio suficiente para diferenciar diferentes tipos de proyecto y saber qué tipo de metodología es la más adecuada en uno u otro.

Sin embargo, no acaba ahí la cosa, también hay que trabajar desde la táctica. Hay que crear las metas y condiciones necesarias que descompongan la estrategia y la conviertan en proyectos claros y concretos, cosa que tampoco es fácil.

Como veis, muchos deberes por hacer todavía, pero no quedan muchas opciones: o las organizaciones aprenden a trabajar en proyectos o tienen el riesgo de quedar atrapadas sin salida, corriendo y corriendo, dando vueltas sin parar, enganchadas a la perpetua rueda del hámster.