Saps quina és la diferència entre procés i projecte?

És la complexitat dels problemes als quals s’enfronten avui les empreses el que ha provocat que la innovació passi de ser terreny exclusiu dels departaments d’R+D a un element transversal que s’escampa per tota l’organització com una taca d’oli.

Això ha portat les persones a haver de desenvolupar projectes. Fins aquí tot normal, si no fos perquè venim d’una era industrial en què la feina es basava principalment en processos dels quals aquestes mateixes persones eren les baules. En aquella època, les job descriptions funcionaven com un llibre d’instruccions, de manera que periòdicament dúiem a terme una sèrie d’activitats: unes de diàries, d’altres de setmanals… Tanmateix, els temps han anat canviant a poc a poc, passant dels processos als projectes. I aquí és on apareix el primer escull.

Projectes vs. Processos

Sovint, les persones confonen projecte i procés. Fa temps que persisteix aquesta confusió, tot i que, en realitat, tots dos s’assemblen com un ou a una castanya. Aquest post, entre altres coses, pretén aclarir quines són les diferències entre tots dos.

En termes generals, un procés és una seqüència de fases, amb responsables i temps d’execució, disposada amb algun tipus de lògica i enfocada a assolir un output específic. Els processos poden gestionar una quantitat il·limitada de tasques i no tenen data de caducitat.

Perquè existeixi un procés, necessitem una demanda regular per part d’un client intern o extern, un flux definit, que hi passi un «producte» de baixa variabilitat i que sigui repetible.

El seu objectiu és sempre l’eficiència. Es busca que les tasques es facin ràpidament i amb la menor quantitat de recursos possible. Sona a «cadena de muntatge», oi? Doncs així és com tots hem estat treballant fins fa relativament poc.

En canvi, un projecte és un esdeveniment únic que té una data d’inici i una data final i que implica un equip de treball format per diverses persones que duen a terme activitats diferents que no es repeteixen, a diferència del que passaria en un procés.

Tot i que la digitalització ha automatitzat moltes de les tasques pròpies dels processos, fent-los molt més eficients i productius, encara en queden moltes per automatitzar. Així doncs, ens trobem en plena transició dels processos als projectes i, com tots sabem, les etapes de transició sempre són difícils perquè hem de conviure amb dues, i fins i tot de vegades més, maneres de fer les coses.

Aprendre a fer projectes

La cosa es complica si tenim en compte, a més, que a molts de nosaltres ningú no ens havia ensenyat abans a gestionar un projecte. Són moltes les persones que pensen que dur a terme un projecte consisteix a reunir-se cada dia. Així doncs, gastem tot el nostre preuat temps en reunions, sovint estèrils, que no porten enlloc, sense que gairebé ens quedi espai a les agendes per fer les activitats que requereix el projecte. Si a això hi afegim que, igual que tenim una llista de tasques d’un procés, també hem de tenir una llista de projectes a desenvolupar tots alhora, la tempesta perfecta està servida: tota una combinació de circumstàncies que agreuja dràsticament la situació i que es converteix en un problema de magnitud inusual per a l’empresa: times to market massa llargs en una època en què ser el primer és més important que ser el més gran o, en el pitjor dels casos, projectes que mai no veuran la llum, amb la desmotivació consegüent que això pot suposar per als equips de treball.

La conclusió és clara: les organitzacions necessiten aprendre a gestionar projectes. Des d’un punt de vista operacional, es fa imprescindible capacitar les persones dotant-les de metodologies que els permetin tirar endavant els projectes de manera eficaç i eficient.

No només una, sinó diferents metodologies, perquè no tots els projectes són iguals, no tots tenen la mateixa naturalesa ni el mateix nivell d’incertesa. En conseqüència, això ens porta a la necessitat de dotar les persones del criteri suficient per diferenciar diferents tipus de projecte i saber quin tipus de metodologia és la més adequada en cada cas.

Tanmateix, la cosa no s’acaba aquí; també cal treballar des de la tàctica. Cal crear les fites i les condicions necessàries que desglossin l’estratègia i la converteixin en projectes clars i concrets, cosa que tampoc no és fàcil.

Com veieu, encara hi ha molts deures per fer, però no queden gaires opcions: o les organitzacions aprenen a treballar per projectes o corren el risc de quedar atrapades sense sortida, corrent i corrent, fent voltes sense parar, enganxades a la perpètua roda del hàmster.