El que realment passa en un workshop estratègic (i per què alguns fracassen)
Al llarg dels anys, m’he trobat amb briefs de workshops que comencen així: «Tenim una sala espectacular», «volem sortir de l’oficina», «que sigui una cosa molt dinàmica», «volem una activitat wow», «tenim una cosa urgent i a veure si el workshop la desbloqueja».
I no ho dic amb ironia. És comprensible: de vegades hi ha pressa, fatiga, necessitat de cohesionar o de mostrar moviment. Però quan l’encàrrec comença per l’embolcall, gairebé sempre és un senyal que el propòsit encara no és clar —o no està alineat amb allò que l’organització està disposada a decidir després.
El problema no és el format. El problema és quan el format substitueix el sentit.
I aquí és on un workshop estratègic es pot convertir en una altra cosa: un esdeveniment agradable, fins i tot inspirador, però amb impacte limitat… o, en el pitjor dels casos, en una escena de «col·laboració» on no hi ha col·laboració real, perquè les decisions ja venen preses i el que passa dins no té conseqüències.
Abans del workshop: el que gairebé sempre explica el resultat
En un workshop estratègic, el que és important comença força abans que les persones entrin a la sala.
El primer és tenir claredat sobre el que està passant realment. No la versió oficial, sinó la realitat: quines tensions hi ha presents, quines friccions es repeteixen, quines converses s’han evitat, quines decisions estan bloquejades i per què. Sense aquesta claredat, el workshop corre el risc de convertir-se en un espai bonic per parlar de tot… sense tocar allò que de debò està frenant l’organització.
El segon és comptar amb una direcció estratègica mínimament clara: cap a on volem caminar com a organització. No cal tenir-ho tot resolt, però sí un nord. Un workshop sense nord acostuma a produir energia momentània i una llista d’idees, però poca capacitat de prioritzar.
El tercer és definir bé l’objectiu del workshop, amb un punt de partida i un punt de destí. Què volem que sigui diferent quan s’acabi? Una decisió presa? Un marc compartit? Criteris? Un acord de prioritats? Un pla d’activació? Ser realistes aquí és clau: l’impacte d’un workshop és limitat. Pot obrir la mirada i construir llenguatge comú, sí. Però rarament «transforma» per si sol.
De vegades, a més, el briefing arriba amb etiqueta: «Volem un workshop de design thinking». I altres vegades arriba amb al·lèrgia: «Si us plau, no design thinking; ja ho vam provar i no va funcionar». En tots dos casos, el risc és el mateix: posar el focus en l’etiqueta i no en el propòsit.
El que acostuma a fallar no és l’enfocament en si, sinó el disseny de les condicions al voltant del workshop: claredat d’objectiu, governança (què s’integra i què no) i un després que tradueixi el que s’ha viscut en decisions, pràctiques i seguiment. Sense això, qualsevol «metodologia» es converteix en esdeveniment.
A partir d’aquí, el disseny es torna més interessant: mirar el context i les persones. Com està l’organització ara? Com estan les persones? Com percebran el workshop? Quins interessos tenen? Com es relacionen entre elles? En quin moment de càrrega de feina ho fem? Quins missatges previs calen perquè el workshop tingui sentit i no es visqui com una interrupció més?
I aquí hi ha un detall que moltes vegades decideix el resultat: qui el presenta i el contextualitza. Quan qui lidera —o qui representa el lideratge— presenta el workshop amb claredat (per a què, per què ara, què farem amb el que en surti), la sala canvia. El mateix disseny amb un «per a què» sòlid genera un altre nivell d’implicació.
Finalment, la facilitació. No per la metodologia, sinó per l’encaix: estil, llenguatge, presència, capacitat de sostenir tensió i coherència amb la cultura de l’organització. No és el mateix facilitar un espai de diagnòstic que un espai d’alineament; no és el mateix obrir possibilitats que convergir i decidir.
Amb tot això damunt la taula, aleshores sí: podem dissenyar què farem a dins per atendre aquestes persones en aquest context i arribar al resultat esperat.
Esdeveniment vs. transformació: una confusió que surt cara
Un esdeveniment és valuós quan l’objectiu és celebrar, reconèixer, connectar, cuidar-nos o donar-nos un espai informal. Els esdeveniments compleixen una funció important en la vida d’una organització.
El problema apareix quan demanem a un esdeveniment que faci la feina d’una transformació.
Un workshop estratègic pot tenir elements d’esdeveniment —cura, estètica, un entorn agradable—, però a dins necessita sentit i un «com» pensat per aconseguir un impacte concret. Si no, el que passa és previsible: es viu un pic d’energia i, en tornar dilluns, el sistema s’imposa.
I aleshores arriba la frase típica: «Va estar molt bé, però…»
El després comença al final: el debrief com a peça clau
Hi ha un moment dins del workshop que acostuma a estar infrautilitzat i que té un valor enorme: el tancament amb debrief, el feedback «en calent».
Preguntar i compartir com ha anat i què s’emporta cada persona no és un tràmit. És el primer moment en què capturem l’experiència real del grup. I té un doble valor pedagògic: posar en paraules el que s’ha viscut obliga a elaborar; escoltar el que han viscut altres persones amplia la mirada i hi dona profunditat.
Si volem adopció, aquí comença el després.
Un bon debrief no necessita ser llarg, però sí intencional. Per exemple:
- Què t’emportes d’aquesta sessió?
- Què et sembla més útil o més clar ara?
- Què et preocupa o què veus fràgil?
- Què necessitaríem per sostenir això en el dia a dia?
- Quina seria una primera prova petita i realista?
Quan recollim això, estem capturant senyals primerencs d’adopció… o de resistència. I, sobretot, estem cuidant que el workshop no quedi com «el que va passar allà», sinó com una cosa que ja comença a integrar-se.
Governança: el que separa un workshop bonic d’un workshop útil
Aquí hi ha una de les diferències més determinants.
Un workshop és estratègic si, des del disseny, incorpora les mirades de qui lidera l’organització. Però també, si no descansa en una única persona, el lideratge distribuït —diverses persones clau sostenint el procés— és el que fa que el treball tingui continuïtat i aterratge.
I hi ha una pregunta que convé explicitar abans de començar, encara que sigui incòmoda:
Qui decideix quina part del que surti del workshop s’integra i quina part no? Amb quins criteris? En quin termini? I com ho comunicarem?
Sense aquesta governança, el workshop es converteix en un espai on es «produeixen coses», però ningú no sap quina vida tindran després. Això genera frustració. I també educa una cultura molt concreta: «Podem parlar, però no passa res».
La governança no és control. És cura del procés. És la manera de garantir que allò que es mobilitza a la sala no queda en l’aire.
Disseny de condicions perquè el canvi s’adopti
En un workshop estratègic, l’adopció no depèn només del que es decideix. Depèn de les condicions que deixem dissenyades per sostenir-ho.
Aquí hi ha quatre palanques que es repeteixen:
- Comunicació del per a què. No només abans, també després. Què vam fer, què vam aprendre, què vam decidir, què ve ara i què no.
- Ownership real. Qui es fa càrrec de què. No «tothom», sinó responsabilitats concretes.
- Rutines i pràctiques del dilluns. Si res no canvia en el dia a dia, el workshop queda com un record agradable. La transformació viu en pràctiques repetides.
- Revisió per aprendre. No n’hi ha prou d’executar: necessitem revisar què funciona, què no, què cal ajustar. Aquí es juga la diferència entre executar des de l’eficiència i executar des de la cultura d’aprenentatge.
Un workshop no hauria de tancar amb «idees». Hauria de tancar amb, com a mínim, un primer pas viable i un mecanisme de seguiment.
Consells finals (si estàs a punt d’encarregar un workshop)
Abans de decidir «què farem a dins», fes un pas enrere:
- Per a què necessitem aquest workshop ara?
- Si el poséssim dins d’un journey de transformació o maduració, què hi hauria d’haver abans i què hauria de passar després?
- Es pot substituir el workshop per una altra cosa més adequada en aquest moment?
- Qui és a la governança i estem alineades en el per a què?
- Com garantim que el per a què s’entén i se sosté?
I, si hi ha una cosa que m’agradaria deixar clara, és aquesta: el lloc, l’estètica o els recursos lúdics no són el problema. Poden sumar. Però no substitueixen l’essencial. L’essencial és que el workshop tingui propòsit, governança i condicions d’adopció. Perquè un workshop pot ser un gran inici. Però si el tractem com un esdeveniment esperant transformació, l’organització aprèn exactament el contrari del que diem que volem.